Entsorgung & Recycling
Aktenvernichtung
Auch: Datenvernichtung · Aktenentsorgung · Datenträgervernichtung
Aktenvernichtung ist die datenschutzkonforme Zerstörung von Dokumenten und Datenträgern nach definierten Sicherheitsstufen. Bei Betriebsauflösungen ist sie gesetzlich erforderlich und wird mit einem Vernichtungsprotokoll belegt.
Die Sicherheitsstufen
Die Norm DIN 66399 definiert Sicherheitsstufen von P-1 bis P-7 für Papier. Für normale Geschäftsunterlagen gilt P-3 als Minimum, für personenbezogene Daten P-4, für besonders schützenswerte Daten wie Gesundheits- oder Personaldossiers P-5. Bei P-4 entstehen Partikel von maximal 160 mm², bei P-5 von maximal 30 mm².
Für Datenträger gelten eigene Stufen: H für Festplatten, O für optische Medien, E für elektronische Datenträger. Eine Festplatte der Stufe H-4 wird so zerkleinert, dass eine Rekonstruktion praktisch ausgeschlossen ist.
Aufbewahrungsfristen zuerst prüfen
Bevor vernichtet wird, muss geprüft werden, was aufbewahrt werden muss. In der Schweiz gilt nach Obligationenrecht eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftskorrespondenz und den Geschäftsbericht. Diese Pflicht überlebt die Auflösung des Betriebs.
Bei Personaldossiers, Arbeitszeugnissen, Unfallakten und Verträgen gelten je nach Art eigene Fristen. Wir sondern solche Unterlagen aus und übergeben sie der Auftraggeberschaft oder dem Treuhänder, statt sie zu vernichten.
Das Vernichtungsprotokoll
Sie sollten für jede Vernichtung ein Protokoll erhalten. Es hält fest: Datum, Menge in Kilogramm oder Laufmetern, angewandte Sicherheitsstufe, bei Datenträgern die Seriennummern, und die Bestätigung des ausführenden Betriebs. Dieses Protokoll ist Ihr Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden und betroffenen Personen.
Beispiel aus der Praxis
Eine Arztpraxis in Zürich wird aufgelöst. Die Patientendossiers unterliegen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht und werden nicht vernichtet, sondern an die Nachfolgepraxis übergeben. Verwaltungsunterlagen älter als zehn Jahre – rund 180 Laufmeter – werden nach Sicherheitsstufe P-5 vernichtet. Die Praxis-EDV wird ausgebaut, die Datenträger physisch zerstört. Der Kunde erhält Protokolle für beides.
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Häufige Fragen zu Aktenvernichtung
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